『主体的人材を育成する 元保健室の先生』働く意識向上LABO所長の、桑原朱美です。
このブログでは、主体的人材育成の視点から、様々なメッセージをお伝えしています。
今日のテーマは、「やるべきことを書き出しても仕事が進まない理由は？」です。
桑原も、以前は、「やることメモ」なるものを書きだしていました。
書き出すと、やるべきことが「見える化」できます。
頭の中にあるだけでは、「わーーー。大変だ。あれもこれもやらなきゃ」となりますが、書き出すことで「どれからやろうかな」という選択がしやすくなります。
しかし、どうしても、予定通りに進まず、「まだ、こんなにやることあるじゃん」「思ったように仕事が進まないな」なんて、落ち込んだりしていました。
あなたの会社にも、そんな方がいらっしゃるかもしれませんね。
うまくいかない自分のパターンを検証してわかったこと
分析⇒仮説⇒実践⇒検証が好きな桑原は、「どうしてこんなことが起きるんだろう」と、いろいろと自分の時間の使い方やうまくやり切れない自分のパターンを分析したことがあります。
そして、自分が陥っているパターンに気づきました。それは、大きく分けて３つありました。
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１つ目
例えば「●●を作成する」と書きだしたことを実際にやろうとするが、どこからやってよいのかわからないためにエンジンがかからない
２つ目
実際にやり始めたが、その仕事に取り組む前段階に調べておくものとか、準備しておくものがあり、それをやっているうちに、肝心なことになかなか取り組めず、イライラする。
３つ目
やり始めた仕事の途中で別の急な仕事が入ってくる。そして、それをやり終えて、先ほどまで取り組んでいた仕事をしようとすると、切りの悪さから、モチベーションが落ちてしまう。
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そこで初めて気づいたのが、「やることメモ」の書き出し方でした。
一言でいうと、抽象度が高い のです。
当時の桑原はやることメモには、「～の資料を作成する」というざっくりした書き方をしてしまっていたということです。
資料を作成すると一言でいっても、すぐに作成が始まるわけではなく、どんな項目を入れるのか、その内容について、相手が納得できるための信頼できるデータなどを調べるとか、どの順番で提示すればいいのか、1日の作業量をどれくらいにするか・・・など、事前に考えておくことはいろいろあるわけです。
だから、「で・・・・どこからやろうか？」となり、「やり始めたけど、先にこれやっとかなきゃいけなかったんだ」となり、やり始めたら「やっとエンジンかかってきたのに、急な要件が入って優先順位を変えざるを得ない」となり、
「なんやー。できんかったやないか！」というストレスになって、達成感や充実感がわいてこない！というサイクルを繰り返していました。
その体験を嫌というほど繰り返して、初めて分かったのが「段取りの大切さ」です。
当時、試験を控えていた次女が10分、5分を大切に使っている姿からヒントを得たのが
「仕事を15分単位で考える」という方法です。
仕事を15分単位で分解したら、能率も充実感も格段に上がった！
仕事の内容をざっくり決めるより、15分単位で考えるというやり方を取り入れることで、私の仕事の能率は格段に上がり、途中で余分な仕事が入っても、次にその仕事に戻る際のストレスも半減しました。
どうやるのか、具体的に知りたいですよね。この続きは、また明日書きます。
そして、明日までにやっておいてほしいことがあります。あなたの会社の社員様、スタッフ様が「やることメモ」を、どのように書いてあるかを確認しておいてほしいのです。