新しい仕事を任せる時の3つのポイントとは

 

 

 

 

 

『主体的人材を育成する 元保健室の先生』働く意識向上LABO所長の、桑原朱美です。

このブログでは、主体的人材育成の視点から、様々なメッセージをお伝えしています。

 

今回のテーマは、「新しい仕事を任せる時の3つのポイントとは」です。

 

前回の記事では、新しい仕事に「自信がない」という部下に、どうかかわっていきますか?という記事を書きました。

 

→新しい仕事に「自信がない」と答える従業員にどう伝えますか?

 

「初めてのことというのは、出口のない靄のかかった道を進むように感じてしまいます。

そのためにお勧めなのは、以下の3点を明確にしてあげること。」として、次の3点を挙げましたね。

 

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(1)その仕事の目的あるいは、その仕事が必要とされる背景

(2)その仕事でどんな成果を上げることを期待されているのか

(3)仕事の具体的な内容(作業手順)

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今回は、この3点を、部下に伝えていくときの留意点やポイントについて

解説していきたいと思います。

 

相手の世界に置き換えた表現で説明する


あなたがこれまでやっていた仕事を部下に教えていく、作業を分担する、チームメンバーに依頼するという時

うまくいったり、いかなかったりという経験はありませんか?

桑原が講師をつとめる「ハートマッスルレジリエンスコーチ養成コース」では、徹底的に「伝えるためのトレーニング」をします。

トレーニングの中核は2点

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(1)抽象的な理論を、小学3年生がわかるように具体化して伝えるトレーニング

(2)自分の伝え方のクセに気づき、伝わる伝え方に徹底的にトレーニングする

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小学校3年生にわかる? 自分たちは、大人ですよ!

何を言っているんですか!大人に伝えるんだから、大人がわかるような伝え方を教えて下さいよ!

って、初めは皆さん抵抗されるんです。

 

小学校3年生は、どういう時期か?・・・まだ、抽象的な表現を十分に理解できない時期です。

大人が何気なく使っている抽象的な表現を、相手の世界に置き換えて「具体的な表現」と「抽象的な表現」を意識的に使い分けて、説明してあげる必要があります。そのためのトレーニングとして小学校3年生という設定をしているのです。それをすることで、説明する側の自分の仕事の理解にもつながります。

ことばの共有ができなければ、相手との間に壁をつくってしまうからです。違う言語圏の人たちが母国語で話していると、壁を感じることってありますよね。この感覚と同じことが起きてしまうのです。

 

業界用語、専門用語、抽象度の高いことばをいすぎると、それだけで相手は「わからない」が重なり、教えてもらう相手も興味をなくしてしまいます。「わからないことがあったら質問して」とは言ってもらえるのですが、「わからないこともわからない」ということも、多々あります。

自分の経験から「当たり前」になっていることばを、相手が理解できるように「比喩」を使うのも効果的です。比喩は、自分が説明したいことを、相手が理解できる世界に置き換えて説明するので、相手の理解を促します。

比喩で説明しようとすることで、自分が説明したいことの本質を理解できるため、説明する側にも大きなプラスがあります。

 

桑原も、子どもたちやお母さんたちに脳科学をベースにした様々な講演をするのですが、当然、今の子どもたちも親世代も初めて聞く概念場も説明しなければなりません。

難しい専門用語を並べ立てても相手は心を閉ざしてしまいます。そのため、できるだけ、子どもたちやお母さんが日常で接している日常に置き換えた比喩を使います。あるいは、そのことが理解できる事例を伝えます。

 

もう一つは、図式化です。物事の手順を示す時も、一目でわかる図式にしてあげると、視覚的に捉えることができます。

さらには、上手に相手に質問を入れることも効果的です。「ここは、どうしてこうするとおもう?」「もし、ここで、○○したら、どんなことが起きると思う?」など、相手が仕事のシチュエーションをイメージし、具体的に考えることができるように双方向のコミュニケ―ションをすることも大切です。

 

自分のアウトプット法と相手のインプット法のずれ


弊社の「伝え方トレーニング」では、もう一つとても大切にしていることがあります。

それは、「自分のアウトプットの方法と相手のインプットの方法のずれ」です。

これは、一般的なコミュニケーションでも、会議でも、部下指導でも、あらゆるところで起きてしまう「分かり合えない理由」の一つです。

それがVAKモデルです。

私たちの入力装置である「五感(視覚・聴覚・触覚・味覚・嗅覚)」を、NLPでは、次の3つに分けています。

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視覚優位 V(Visual)→視覚を優先的に使って物事を理解したりコミュニケーションをする
聴覚優位 A(Auditory)→聴覚(理論)を優先的に使って理解したりコミュニケーションをする
体感覚優位 K(Kinestic)→身体感覚を優先的に使って理解したりコミュニケーションをする

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VAKは、右利きと左利きがあるように、人によって優位性があり、どの感覚が使いやすいかは、人によって変わってきます。どれが良くてどれが悪いということはありません。そして、その人がどの感覚を優先的に使っているかによって、話のスピード、声の高さ、視線、理解の方法が大きく違います。

 

ここでは、ざっくり説明しておきます。

視覚優位(V)への説明
絵や写真など、視覚に訴えるものを使うと理解が進みます。

聴覚優位(A)への説明
理論的に、説明することで理解が進みます。

身体感覚優位(K)への説明
ゆっくりと相手の反応を見ながら、実際に体験してもらいながら、説明すると理解が進みます。

 

自分の理解の方法と相手の理解の方法は、違うのだということを理解しておけば、説明がスムーズになるばかりか、コミュニケーションにおけるイライラも少なくなります。

 

弊社の研修では、このVAKが日常でどのようなコミュニケーションミスを起こしているのかを

ワークで体験していただいています。

 

「だから、伝わらないのか!」

「こうすればいいのか!」がわかります。